Cada vez son menos las empresas que facturan en papel, la gran mayoría utilizan la factura digital y poco a poco son más las que se van adhiriendo a este método electrónico. Imprimir en papel, ensobrar, poner sello y enviar por correo ordinario es algo que más pronto que tarde, pasará a la historia.

¿Cuantas facturas en papel no llegaron a su destino o quedaron bajo la mesa de una administración o ayuntamiento?, sin contar las veces que hemos tenido que recurrir al correo certificado para poder cerciorarnos que las facturas llegan a su destino y son recepcionadas por la persona correcta que tramita el pago.

A simple vista, puede parecer un proceso sencillo, envías la factura a tu cliente, la recepcionan en su empresa y comienzan con el proceso que estimen oportuno o esté acordado para el pago… pero...

¿Realmente es así?

¿Quién nos asegura que todo lleva su curso correcto cuando estamos hablando por ejemplo de Administraciones Públicas, Ayuntamientos, Universidades, etc.?

No es la primera vez que las facturas no llegan al organismo correspondiente, y mientras te lo notifica éste o después de hablar con unos y con otros, logras detectar que la factura no está tramitada y vuelves a gestionar de nuevo el envío… han podido pasar un par de meses por el lado más corto. Si a todo esto le añades que la mayoría de estos organismos públicos no pagan tan rápido como nos gustaría, podemos encontrarnos con una demora de casi un año en el cobro de la misma. Todo este mal funcionamiento puede quebrantar nuestra liquidez, aunque sepamos que a la larga será un ingreso seguro.

En los últimos años, las administraciones se han esforzado en la difusión y sensibilización sobre las ventajas que aporta la factura electrónica a nuestro negocio, pero, en muchas empresas se ha adoptado rápidamente la parte más fácil, que es generar la factura en un fichero PDF y enviárselo al cliente por correo electrónico, lo que viene siendo una factura digital.

Pero, sintiéndolo mucho, esa factura NO es una factura electrónica, no tiene validez jurídica, ni cumple con la legislación que regula las condiciones mínimas para su consideración de factura electrónica. Solamente simplifica algo de trabajo y el coste de imprimir la factura al receptor.

Ciertamente, este hábito tan extendido de enviar la factura en forma digital ha popularizado una nueva forma de relación “empresa-cliente”, y hay que decir que funciona bastante bien, ya que podemos contactar con la persona directa que gestionará nuestra factura y de esta manera cerciorarnos de que le ha llegado correctamente.

Dicha modalidad, si trabajamos con pymes, como decía, no va para nada mal, pero en lo referente a las Administraciones Públicas, es más que conveniente dar un paso adelante y que nuestra factura sea validada y conformada para nuestra tranquilidad y futuro cobro, usando la factura electrónica.

Lo primero que hay que saber es que, para que una factura electrónica sea legal y pueda tramitarse correctamente, es necesario que esté firmada con un certificado digital. La firma electrónica garantiza la identidad del emisor y la integridad de los datos facturados.

El siguiente paso, es utilizar un modelo de factura estandarizada. El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas ya definió el formato aceptado por las administraciones para recibir factura electrónica. Dicho formato se llama “facturae”; toda la información sobre el mismo se encuentra disponible en http://www.facturae.gob.es/, aunque hago pequeño resumen de lo más relevante en la relación Empresa-Administraciones Públicas:

1- Emitir facturas electrónicas es obligatorio para todos los proveedores de la Administración Pública que hayan prestado sus servicios, siempre y cuando dicha Administración, esté obligada a recepcionar facturas electrónicas. En un principio se le podrán emitir facturas de cualquier importe, no obstante, las facturas con un importe de 5.000€ o superior deberán presentarse de manera indiscutible en formato electrónico a cualquier Administración.

2- El formato utilizado en las facturas es el “formato estructurado Facturae (XML) en su versión 3.2” debidamente firmadas (con firma electrónica) a través de un certificado reconocido.

3- Para que la factura electrónica dirigida a la administración pública llegue al destinatario que le corresponda, deberán identificarse obligatoriamente en dicha factura, los llamados “DIR3”:

DIR 1: oficina contable
DIR 2: órgano gestor
DIR 3: unidad tramitadora

Serán las propias Administraciones las que nos proporcionen dicha información,  no obstante podremos consultar dicha información a través de este link: https://face.gob.es/#/es/directorio/, donde podremos realizar búsquedas, tanto por CIF como por directorio u Organismo Público.

4- La factura electrónica se debe enviar al Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado, https://face.gob.es.

A la hora de crear facturas electrónicas, podemos descargar el programa gratuito que nos proporciona el Ministerio, en este enlace:

http://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/descarga-aplicaciones.aspx

Con él, podemos reproducir facturas recibidas. Simplemente, introduciendo los datos, se genera un documento archivo.xml el cual posteriormente se firma en un archivo.xsig al que podemos añadir el escaneado de la factura que nos ha llegado en papel.

Pero, lo más interesante teniendo en cuenta la temática de este post, es poder crear y enviar facturas electrónicas.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1- Pulsamos “Generar Factura”, introducimos los datos de la empresa emisora y receptora, cargamos los conceptos, impuestos que procedan y demás datos de nuestra factura. Además, deberemos rellenar toda la información referente a nuestro número de cuenta bancario e incluso podremos adjuntar la factura en formato digital.

2- Una vez terminada la factura, marcamos “Guardar”, generándose a su vez un archivo.xml.

3- Seguidamente, pulsamos “Firmar” y de manera automática se reflejará nuestro certificado digital y podremos firmar la factura sin problema, generándo la misma en formato .xsig.

4- Para finalizar, sólo tendremos que seleccionar la factura creada, y marcar “Enviar”, en ese instante el programa facturae se conecta con el “PGE o Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas” y quedará enviada a la Administración correspondiente.
El programa facturae, como habéis podido comprobar nos ayuda bastante en la tramitación electrónica, pero, no siempre va tan bien como debería, y es que, en el momento del envío final hacía el PGE, puede darnos algún que otro fallo, por ello, se recomienda que una vez tengamos la factura en formato.xsig, la guardemos en nuestro ordenador y seamos nosotros mismos los que la enviemos al PGE a través de esta plataforma: https://face.gob.es, en la sección “Remita”. Además, como ventaja al utilizar esta vía, podremos llevar el seguimiento de nuestras facturas y ver en qué proceso se encuentran, en el apartado “Consulte”.
En caso de necesitar cerciorarnos de que nuestra factura en formato.xsig es correcta, el Gobierno nos facilita esta página para su validación: http://www11.mityc.es/FacturaE/ y nos informa si es válida tanto como documento como la firma implantada en el mismo.

Los Requisitos tecnológicos para poder llevar a cabo todo este proceso de forma satisfactoria son los siguientes:

1- Tener actualizado el navegador.

2- Certificado digital válido. Se puede solicitar en la Fábrica de la Moneda y Timbre y validar en algunas administraciones como las sedes de la Agencia Tributaria entre otras.

3- Tener instalado y actualizado el java.

4- Y por último, si el volumen de vuestra empresa es considerable y la facturación electrónica es principal para vuestro negocio, es altamente recomendable un programa de facturación electrónica y gestión documental. ¡Invertir en tecnología es invertir en futuro!.

Uno de nuestros proyectos más relevantes a cerca de la factura electrónica, solicitado por una empresa andaluza dedicada a saneamientos industriales e higiene, ha sido, crear un sistema operativo que facilita la creación de facturas electrónicas en tan un solo paso, sin margen a error en la tramitación.

Dicho sistema se nutre de la base de datos de programa básico de facturación y desde el mismo, se genera la factura electrónica, proporcionando la factura directamente en formato xsig. la cual sólo tendremos que insertarla en el PGE (https://face.gob.es), para así poder llevar el control de envío y seguimiento.

Si acabamos gestionando nuestras facturas a través de la modalidad electrónica, conseguiremos ciertas ventajas para nuestro negocio, tal y como comentaba al principio de este artículo. 

Los beneficios son los siguientes:

1- REDUCCIÓN DE COSTES. Al eliminar los procesos manuales de clasificación y registro, el proceso de facturación electrónica claramente supondrá ahorro en papel y en el almacenamiento del mismo.

2- MAYOR RAPIDEZ EN LOS COBROS. Simplifica el proceso de una factura desde que se emite hasta que la aprueba el cliente. De esta manera, pueden ser pagadas antes al minimizar los tiempos en este proceso.

3- AUMENTA LA PRODUCTIVIDAD. Con la facturación electrónica puedes saber al momento cuando la ha recibido tu cliente, lo que nos ahorra llamadas o envíos de emails para su confirmación.

4- MEJORA LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE. Al reducir costes, tiempo y aumentar productividad, las Administraciones Públicas recibirán un mejor servicio y quedarán más satisfechas.

5- OPTIMIZA LA TESORERÍA. Al reducirse el tiempo de procesamiento de las facturas, también se agiliza el ciclo de cobros y pagos, mejorando así la tesorería.

6- MEJORA LA VISIBILIDAD. Incluir las facturas en papel en nuestro programa contable se realiza de manera más lenta que con la factura electrónica. La posibilidad de ver las facturas electrónicas en el momento ayuda a tener un mayor control de tus facturas emitidas.

7- AGILIZA LOS PAGOS. Al procesarse de manera más rápida se facilita el que los pagos se realicen a tiempo, evitando cargos por pagos con retraso al proveedor.

8- DATOS MÁS PRECISOS. Gracias al proceso electrónico de datos se reducen los errores que a veces se ocasionan cuando se realiza de manera manual.

Para finalizar este post y a modo de conclusión, debemos tener en cuenta que, facturar electrónicamente es una decisión que debe tomarse como estrategia empresarial, no como un proyecto meramente informático. Además, es muy importante que las empresas adapten sus programas de facturación a los formatos estandarizados y homologados, e integren la firma electrónica en el procedimiento de generación de las facturas. Estos procedimientos deben ser totalmente transparentes para el usuario que genera y a su vez recibe las facturas.