Es bastante frecuente querer migrar los servicios de correo electrónico asociados a un dominio. Muchas veces se debe al deseo de trasladar el dominio de un agente registrador a otro, o gestionarlo con otro proveedor; pues suele ocurrir que el proveedor que gestiona el dominio nos de un paquete de servicios (alojamiento, DNS, e-mail...).
En los traslados de dominio suele surgir el problema con los proveedores respecto al e-mail, ya que no nos suelen dar acceso directo al propio servidor de correo electrónico, no pudiendo configurar el servidor mediante interfaces web, quedándonos sin la posibilidad posibilidad de extraer todas las cuentas, los datos almacenados y migrarlos a un nuevo servidor.


Tenemos que quitarnos de la cabeza la idea de poder migrar los datos, pero sí podemos hacer la transición de un servicio a otro de forma total o parcialmente transparente para los usuarios. Podemos migrar el correo electrónico sin perder mails ni interrumpir el servicio.

Los 3 pasos básicos para migrar tu dominio

1. Migrar el DNS

Para ello lo primero que debemos hacer es obtener un listado de las entradas DNS en el proveedor "antiguo". Acto seguido, solicitaremos la transferencia del dominio al nuevo proveedor, la aprobaremos y, en cuanto esté aprobada, crearemos las mismas entradas DNS en el nuevo proveedor, con la salvedad de que configuraremos el parámetro de duración de la caché TTL a uno muy bajo (probablemente, el menor permitido por el proveedor que hemos contratado, por ejemplo 5 o 10 minutos). 

De este modo, tendremos todos los servicios aún funcionando en el proveedor antiguo, pero el dominio y los DNS los tendremos gestionados en el proveedor nuevo.


Al tener los tiempos de caché muy bajos, y una vez se propaguen los cambios de servidor DNS, podremos actuar sobre los registros DNS de forma casi inmediata, para provocar los cambios de forma instantánea. Así que esperaremos el tiempo necesario para asegurar que el cambio en los DNS del dominio se ha propagado.

Podemos usar una herramienta del tipo http://www.whatsmydns.net/ para comprobar la entrada NS del domino y así saber si el cambio está propagado.

2. Migrar cuentas de correo

En un segundo paso, obtendremos un listado de todos los nombres de usuario y contraseñas existentes en el proveedor antiguo de correo electrónico, y las crearemos nuevamente en el proveedor nuevo.

Una vez hecho esto, tenemos dos sistemas de correo electrónico funcionando en paralelo, y tenemos varios elementos con los que controlar cual de los dos se utiliza.

Por un lado, el registro MX nos permitirá definir qué servidor de correo electrónico recibe los correos que se envíen a nuestro dominio.

Los registros correspondientes a entradas como pop3, mail, smtp, imap...definen a qué servidor de correo electrónico se conectan nuestros usuarios para enviar y recibir correos.

El problema de riesgo de pérdida de correos radica en que si modificamos todos estos servidores a la vez, es posible que distintos proveedores, que tengan cacheado el DNS en distintos momentos, accedan al servidor nuevo o al antiguo. Por tanto, algunos servidores podrían estar enviando correos al sistema antiguo, mientras que nuestros usuarios podrían estar ya accediendo al sistema nuevo, y no recibirían nunca esos correos.

3. Cambiar de un servidor a otro

Para completar la migración, podemos optar por una interrupción temporal del servicio, que supondrá en la práctica un retraso en la recepción de los correos. Si optamos por esta opción, modificaremos únicamente el registro MX para apuntar al nuevo servidor, y esperaremos un tiempo prudencial (en teoría, el que hayamos configurado como TTL, pero yo recomiendo esperar algo más).

Durante este tiempo, algunos de los correos estarán llegando al sistema antiguo, y otros al sistema nuevo. Nuestros usuarios continuarán recibiendo los correos que lleguen al sistema antiguo, y los que lleguen al sistema nuevo se quedarán almacenados en el nuevo servidor.


Transcurrido este tiempo, cuando comprobemos que todos los correos llegan ya al sistema nuevo, modificaremos las entradas SMTP, IMAP, POP, etc... para apuntar al sistema nuevo. De este modo, según se propague este nuevo cambio, nuestros usuarios empezarán a conectarse al servidor nuevo y recibirán los correos que tuviesen ahí acumulados. En ese momento la migración está completa.

Bonus track: usar los webmail

Adicionalmente, podemos aprovechar el hecho de que la mayoría de proveedores de hosting y servicio incorporan en sus servidores un acceso webmail para añadir esto al proceso de migración.

Generalmente, el servicio webmail responde en un servidor web ante la URL webmail.midominio.com. La experiencia me demuestra que también suele estar configurado el alias webmail2.midominio.com.

Por tanto, podemos aprovechar para configurar webmail.midominio.com apuntando al servidor antiguo y webmail2.midominio.com apuntando al servidor nuevo.

De ese modo, durante el proceso de migración, nuestros usuarios pueden conectarse indistintamente a esas dos direcciones para acceder a sus bandejas de entrada en los sistemas antiguo y nuevo respectivamente. Esto les permite además comprobar de forma fehaciente que no se ha quedado ningún correo electrónico pendiente en ninguno de los dos servidores durante el cambio.

Bonus stage: El registro SPF

El registro SPF es una entrada DNS de tipo TXT que indica a los servidores de correo quién es el remitente autorizado de los correos de ese dominio. Su objetivo es impedir que otro servidor SMTP pueda suplantarnos y enviar correos electrónicos que, en apariencia, provengan de nuestro dominio.

Muchos de los principales proveedores de correo electrónico implementan este estándar y rechazan los e-mails que provienen de otro servidor.


Por tanto y para finalizar, antes de iniciar todo el proceso de transición, lo recomendable es configurar el registro SPF para que acepte e-mails de los dos proveedores de correo. Esto se puede hacer directamente mediante la IP, o mediante los dominios de estos servidores.