Desde hace unos años, con las mejoras de Internet, los navegadores y el 2.0, han proliferado multitud de aplicaciones online de toda clase. Cada día usamos varias decenas de aplicaciones diferentes. Además ultimamente se suman todas las aplicaciones móviles que surgen cada día. Podríamos decer que sumándolo todo, usamos cerca de 100 aplicaciones diferentes cada día. En lo referente al mundo laboral, podemos elegir entre una amplia gama de diferentes aplicaciones para facilitarnos nuestro trabajo.
¿Estas aplicaciones se adaptan realmente a nuestras necesidades? ¿Qué podría ofrecerme una aplicación a medida? cada decisión que se tome en este tema tiene unas consecuencias, lo importante es conocerlas para elegir correctamente. Esta entrada de blog, arrojará cierta luz para que nos planteemos las preguntas que nos ayudarán a decidirnos mediante un ejemplo.
Ejemplo: Una editorial que tiene varias personas en la edición de cada libro
En el proceso que sigue la editorial, hay varias etapas y al cliente final se le asegura que terminamos el proceso en un máximo de 3 semanas. Las etapas son:
Aplicación genérica
Vamos a usar Google Docs (docs.google.com) y Google Calendar (calendar.google.com). En esta aplicación online podemos establecer una excel en la que cada línea representa un proyecto de edición, y cada columna es uno de los pasos que hay que realizar. De esta forma cada vez que se realiza uno de los pasos, se pone una X en la columna específica. Gracias a esta herramienta, podemos saber el estado de cada obra.
En Google Calendar, cada vez que se nos encarga una edición, marcamos alertas de fechas máximas en las que debe estar realizado cada paso. De esta forma, nos avisará cada día con las alertas del día, diciendonos cada obra en qué estado debería estar, para después irnos a la excel y validar que todo va bien.
En los casos en los que según la planificación, una obra debiera estar en un estado más avanzado al actual, el responsable debería gestionar a su equipo para darle las prioridades oportunas para corregir la desviación.
Por tanto, esta solución requeriría bastante control humano, pero nos ayudaría mucho en la gestión del proceso.
Aplicación a medida
Crearemos una aplicación que se adapte a nuestras necesidades. En este caso, cada vez que entre un nuevo trabajo, se declara en la aplicación. Ésta, ya sabe los tiempos en los que debería estar cada paso desde su creación en el sistema, por tanto, sin más esfuerzo programa todas las alertas.
Cada vez que llegue una alerta, el sistema comprobaría directamente si ese paso está o no realizado. En caso de cumplirse los tiempos, el sistema no emite ninguna alerta. Solo en caso de que algun paso esté retrasado, el sistema emitirá una alerta para corregir la desviación, avisando tanto al responsable de la empresa como al operario encargado de ese paso. Además avisaría cada día que no esté realizado ese paso.
Finalmente podría darnos informes estadísticos de pasos que suelen retrasarse, o de tiempo medio de respuesta de todo el proceso, para ayudarnos a saber cual es la carga máxima de trabajo que podemos asumir.
En este caso, la aplicación se adaptaría a nuestro proceso, y no requeriría de un control humano, facilitándonos mucho más toda la gestión. El inconveniente de esta aproximación es que requerirá de una inversión inicial más alta, pero que puede amortizarse en no mucho tiempo si pensamos en la cantidad de tiempo que nos ahorra a la hora de la gestión.
¿Crees que podrías beneficiarte de una aplicación a medida? Cuéntanos uno de tus procesos y cómo lo resuelves actualmente, y te damos una aproximación a medida de lo que podría hacerse.
José Carlos Calvo
¿Estas aplicaciones se adaptan realmente a nuestras necesidades? ¿Qué podría ofrecerme una aplicación a medida? cada decisión que se tome en este tema tiene unas consecuencias, lo importante es conocerlas para elegir correctamente. Esta entrada de blog, arrojará cierta luz para que nos planteemos las preguntas que nos ayudarán a decidirnos mediante un ejemplo.
Ejemplo: Una editorial que tiene varias personas en la edición de cada libro
En el proceso que sigue la editorial, hay varias etapas y al cliente final se le asegura que terminamos el proceso en un máximo de 3 semanas. Las etapas son:
- Solicitar ISBN
- Solicitar Depósito Legal
- Asignar Depósito Legal
- Crear la portada y contraportada del libro
- Imprimir la obra
- Hacer los certificados de autenticidad
- Hacer la etiqueta de envío para la empresa de mensajería
- Empaquetar el pedido
- Entregar a la empresa de mensajería
Aplicación genérica
Vamos a usar Google Docs (docs.google.com) y Google Calendar (calendar.google.com). En esta aplicación online podemos establecer una excel en la que cada línea representa un proyecto de edición, y cada columna es uno de los pasos que hay que realizar. De esta forma cada vez que se realiza uno de los pasos, se pone una X en la columna específica. Gracias a esta herramienta, podemos saber el estado de cada obra.
En Google Calendar, cada vez que se nos encarga una edición, marcamos alertas de fechas máximas en las que debe estar realizado cada paso. De esta forma, nos avisará cada día con las alertas del día, diciendonos cada obra en qué estado debería estar, para después irnos a la excel y validar que todo va bien.
En los casos en los que según la planificación, una obra debiera estar en un estado más avanzado al actual, el responsable debería gestionar a su equipo para darle las prioridades oportunas para corregir la desviación.
Por tanto, esta solución requeriría bastante control humano, pero nos ayudaría mucho en la gestión del proceso.
Aplicación a medida
Crearemos una aplicación que se adapte a nuestras necesidades. En este caso, cada vez que entre un nuevo trabajo, se declara en la aplicación. Ésta, ya sabe los tiempos en los que debería estar cada paso desde su creación en el sistema, por tanto, sin más esfuerzo programa todas las alertas.Cada vez que llegue una alerta, el sistema comprobaría directamente si ese paso está o no realizado. En caso de cumplirse los tiempos, el sistema no emite ninguna alerta. Solo en caso de que algun paso esté retrasado, el sistema emitirá una alerta para corregir la desviación, avisando tanto al responsable de la empresa como al operario encargado de ese paso. Además avisaría cada día que no esté realizado ese paso.
Finalmente podría darnos informes estadísticos de pasos que suelen retrasarse, o de tiempo medio de respuesta de todo el proceso, para ayudarnos a saber cual es la carga máxima de trabajo que podemos asumir.
En este caso, la aplicación se adaptaría a nuestro proceso, y no requeriría de un control humano, facilitándonos mucho más toda la gestión. El inconveniente de esta aproximación es que requerirá de una inversión inicial más alta, pero que puede amortizarse en no mucho tiempo si pensamos en la cantidad de tiempo que nos ahorra a la hora de la gestión.
¿Crees que podrías beneficiarte de una aplicación a medida? Cuéntanos uno de tus procesos y cómo lo resuelves actualmente, y te damos una aproximación a medida de lo que podría hacerse.
José Carlos Calvo
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