Son muchos los productos con los que intentamos facilitar la vida de nuestros usuarios a través de la satisfacción de sus necesidades, y uno de ellos es sin duda Congressus, nuestra plataforma online de gestión de congresos y eventos. Los años, la experiencia y los clientes que han pasado por nuestras manos nos preceden, por ello, como auténticos expertos, en este artículo os mostramos las últimas tendencias que van a dar mucho que hablar en cuanto a materia de eventos se refiere.¿Dónde podremos encontrar nuevas tendencias en organización de eventos?
Dentro de las distintas tendencias existentes vamos a distinguirlas en función de las partes implicadas en la celebración de un evento o congreso.
Planificación del evento
El organizador tiene que recoger todas las sugerencias y peticiones realizadas tanto por el comité organizador como por los futuros asistentes.Los asistentes toman mayor importancia en todos los puntos de la preparación de un evento. Se involucran en la planificación del evento, opinando sobre el formato, el programa, el lugar de celebración…
La sede
El lugar de celebración es clave para el éxito de un congreso. El recinto debe ser un espacio abierto, que facilite la interacción y aporte valor a los asistentes.Entre los principales elementos buscados para una sede, destacamos:
- El espacio, diseñado para incentivar la productividad y la creatividad de los asistentes.
- Flexibilidad para adaptarse a las necesidades del evento.
- Acceso a tecnología interactiva.
- Facilidad para fomentar el networking entre los asistentes.
Comunicación
En los últimos años, herramientas como por ejemplo, las redes sociales se han convertido en un elemento indispensable para la correcta comunicación de un evento. Permiten conocer la opinión de los asistentes durante todo el evento, y fomentan la participación entre los distintos roles de participantes y organizadores, de tal forma, que adaptan mejor las necesidades de los mismos.Generar un hashtag exclusivo para el evento (Twitter), o, una página o grupo específico (Facebook) son algunas de las acciones que hacen de las redes sociales un instrumento de comunicación integral y único para el evento. Además, entre sus numerosas ventajas, también involucran a los espacios y centros de convenciones, los cuales se ven en la obligación de tener presencia activa en redes sociales, generando contenido relevante, que aporte valor a sus clientes: los organizadores de reuniones.
Aunque sin duda, una de las mejores soluciones para ofrecer valor a nuestros asistentes en cuanto a temas de comunicación se refiere, es la elaboración de una aplicación móvil del evento en cuestión, tal y como veremos en el apartado de elementos complementarios.
Finalidad
Todo evento debe de contemplarse dentro de un plan de comunicación corporativo, ya que es muy importante integrar acciones de marketing directo, patrocinio, publicidad, relaciones públicas... para que el evento adquiera presencia y notoriedad en el tiempo y pueda llegar a conseguir el fin con el que se realiza.
Todo esto debe ir unido a que, tanto los patrocinadores como los colaboradores han de tener una posición destacada, para, poder llevar a cabo sus distintas acciones comerciales.
Elementos lúdicos
Cada vez más, los organizadores de eventos, han optado por introducir elementos lúdicos para amenizar y fomentar la participación de los asistentes. Hoy en día, las exposiciones de más de hora y media pueden provocar desinterés, según la temática del congreso. La propensión, es realizar exposiciones más cortas e incorporar talleres, concursos, actividades o juegos que amenice el evento.
Elementos complementarios
Documentación del evento
En este punto, encontramos uno de los aspectos que más está cambiando en la organización de cualquier evento, y es que, en la actualidad, existe una creciente concienciación hacia el medio ambiente y ahorro de recursos, es por ello, que una de las tendencias que más está triunfando es la de los eventos “less paper” donde se intenta huir de imprimir cualquier tipo de documentación como programas, acreditaciones, fichas, listados…
Para llevar a cabo esta tendencia, cada vez más se está optando por la digitalización de todos los documentos del evento, para que cualquier persona, ya sea mediante la web o la aplicación móvil, pueda consultarlos.
Además de ayudar al medio ambiente, este tipo de tácticas puede suponer un ahorro significativo en el presupuesto destinado al evento.
Medición
Un apartado que tenemos que tener en cuenta para mejorar nuestros servicios de cara a un próximo evento con respecto al anterior, son los elementos de medición. Nos permiten conocer la eficacia de un evento y el retorno de la inversión llevada a cabo en los mismos (ROI).
Podemos realizar mediciones mediante la promoción e impacto de la comunicación del evento, a través del número de inscripciones; de la realización de encuestas de satisfacción al finalizar el evento, o contabilizando el nivel de participación dentro de las aplicaciones desarrolladas para el mismo.
Teniendo en cuenta todas estas tendencias en las que priman las novedades tecnológicas en los eventos...
Teniendo en cuenta todas estas tendencias en las que priman las novedades tecnológicas en los eventos...
¿Tienen los congresos presenciales los días contados?
Las videoconferencias, el vídeo streaming, la mejora continuada en las comunicaciones... hace posible la creación de eventos virtuales. Este hecho unido al aumento de los webinars y los e- meetings hacen pensar que los congresos y eventos presenciales tienen los días contados, no obstante, son las empresas, las que deben valorar la viabilidad de combinar sus eventos con componente presencial con otro apartado virtual o bien un evento virtual al 100%.
Y es que, actualmente, el avance en la tecnología, permite reducir los costes de un evento presencial asociados con el alquiler de espacios, materiales, desplazamiento, hotel…por lo que es una ventaja a considerar por la gran mayoría de organizadores y participantes.
No obstante, aunque son muchos los beneficios que otorga, sigue siendo muy fuerte el vínculo entre éxito de un evento, con la capacidad para convertirse en un punto de encuentro que favorezca la interacción personal y la comunicación interpersonal, por lo que, las actividades presenciales, siguen siendo importantes.
No obstante, aunque son muchos los beneficios que otorga, sigue siendo muy fuerte el vínculo entre éxito de un evento, con la capacidad para convertirse en un punto de encuentro que favorezca la interacción personal y la comunicación interpersonal, por lo que, las actividades presenciales, siguen siendo importantes.
La tendencia actual pasa por la hibridación, es decir, por la organización de eventos que cuenten con una ejecución presencial, pero que cada vez más, tengan un importante componente virtual.
¿Y vosotros que pensáis?
¿Preferís eventos presenciales u online?
No dudes en darnos tu opinión en nuestra sección de comentarios. Estaremos encantados de atenderos.
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